La migración de CRM es el proceso de trasladar los datos de clientes (contactos, empresas, oportunidades y su historial) desde una hoja de cálculo o un CRM anterior a uno nuevo. Se hace en seis pasos: inventario, decidir qué se migra, limpieza, mapeo de campos, importación de prueba e importación definitiva con verificación. Importar es lo rápido. Lo que lleva tiempo es limpiar.
Cuando alguien nos pregunta cuánto se tarda en migrar su CRM, casi siempre piensa en la parte técnica. Subir un CSV lleva minutos. Lo que alarga las cosas es descubrir que la misma empresa aparece cuatro veces, que la mitad de los teléfonos no tienen prefijo y que nadie recuerda qué significaba la columna "Estado 2".
Aquí contamos cómo hacemos las migraciones cuando instalamos Twenty, tanto desde hojas de cálculo como desde otros CRM, y en qué puntos se suele perder información por el camino.
Índice de contenidos
- Qué es una migración de CRM y qué datos se migran
- Desde dónde se migra: Excel u otro CRM
- Cuáles son los pasos de una migración de CRM
- Cómo limpiar los datos antes de migrar
- Cuánto tarda una migración de CRM
- Qué errores hay que evitar al migrar un CRM
- Cómo migramos a Twenty en Ecope
- Preguntas frecuentes sobre la migración de CRM
Qué es una migración de CRM y qué datos se migran
Migrar un CRM es mover la información comercial de un sistema a otro sin que se pierdan por el camino ni los datos ni las relaciones entre ellos.
Lo segundo es lo que más se olvida. Un contacto suelto sirve de poco. Lo útil es saber a qué empresa pertenece, qué oportunidades tiene abiertas y qué se habló con él la última vez.
Lo habitual es migrar esto:
- Empresas y contactos, con la relación entre ambos.
- Oportunidades, con su etapa, su importe y su responsable.
- Notas, tareas e historial de actividad, cuando el sistema de origen deja exportarlos.
- Archivos adjuntos, que suelen ser lo más laborioso y lo primero que se decide dejar fuera.
Hay cosas que casi nunca se migran tal cual: automatismos, informes y configuraciones propias del CRM anterior. Esas se rehacen en el nuevo, y es buen momento para ver cuáles se usaban de verdad.
Desde dónde se migra: Excel u otro CRM
Migrar desde Excel o Google Sheets
Es el caso más frecuente en pymes. La ventaja es que los datos ya están en un formato fácil de importar. El inconveniente es que una hoja de cálculo no pone reglas: cada persona ha escrito como ha querido, hay pestañas duplicadas y columnas que se usaron un mes y luego nadie volvió a tocar.
Aquí casi todo el trabajo está en limpiar y en decidir qué columna va a qué campo.
Migrar desde otro CRM
Suele haber más estructura, pero también más capas. Los datos se exportan por objetos (empresas por un lado, contactos por otro, oportunidades por otro) y hay que volver a unirlos en el destino. Los campos personalizados y las listas desplegables del CRM antiguo no siempre tienen un equivalente directo en el nuevo.
Antes de nada, comprueba qué deja exportar tu CRM actual y en qué formato. Algunos lo ponen fácil y otros limitan la exportación según el plan o no incluyen el historial de actividad. Mejor saberlo antes de dar de baja la suscripción que después.
Cuáles son los pasos de una migración de CRM
Este es el orden que seguimos. Vale igual si vienes de Excel que de otro CRM; lo que cambia es cuánto pesa cada paso.
1. Hacer inventario de dónde están los datos
Lista todas las fuentes: el CRM, las hojas de cálculo de cada comercial, el Excel de dirección, la agenda del móvil de alguien que lleva años en la empresa. Sorprende la cantidad de sitios donde vive información de clientes.
2. Decidir qué se migra y qué se archiva
No todo tiene que pasar al CRM nuevo. Contactos sin actividad en años, oportunidades perdidas muy antiguas o campos que nadie rellenaba pueden quedarse en un archivo exportado, guardado por si algún día hacen falta. Migrar menos suele ser migrar mejor.
3. Limpiar los datos
Es el paso más largo y le dedicamos una sección entera más abajo. Sin él, el CRM nuevo nace con los mismos problemas que el antiguo.
4. Mapear los campos
Cada columna de origen necesita un destino claro. Lo práctico es una tabla sencilla con tres columnas: campo de origen, campo de destino y qué transformación necesita, por ejemplo separar nombre y apellidos o convertir un "Sí/No" en una casilla.
De este paso sale también la lista de campos que hay que crear en el CRM antes de importar nada.
5. Hacer una importación de prueba
Se importa una muestra pequeña, unas decenas de registros de cada tipo, y se revisa a mano. Aquí aparecen los problemas de formato: fechas que se leen al revés, importes con el separador de miles cambiado, tildes que se rompen por la codificación del archivo.
Se corrige el mapeo y se repite hasta que la muestra entra limpia.
6. Importar todo y verificar
Se importa por orden, primero empresas, luego contactos y después oportunidades, para que las relaciones queden bien enlazadas. Mientras dura la importación definitiva conviene congelar el sistema antiguo o, al menos, apuntar aparte lo que entre esos días.
Después toca comprobar que el número de registros cuadra con el origen, que cada oportunidad tiene su empresa y su responsable y que los comerciales encuentran a sus clientes donde esperan. Si ellos no dan el visto bueno, la migración no está terminada.
Cómo limpiar los datos antes de migrar
Es la fase que más tiempo lleva y la que más se nota después. Un CRM nuevo con datos sucios es un CRM sucio desde el primer día.
- Elimina duplicados. "Construcciones García S.L.", "Const. García" y "García Construcciones" suelen ser la misma empresa. El email y el CIF ayudan a detectarlos; el nombre, bastante menos.
- Unifica formatos: teléfonos con prefijo, provincias escritas siempre igual, fechas en un solo formato.
- Separa lo que está mezclado, como nombre y apellidos en la misma celda, dos emails en un campo o notas escritas dentro del campo del teléfono.
- Completa o descarta los registros sin datos mínimos. Un contacto sin email, sin teléfono y sin empresa rara vez merece la pena.
- Normaliza las listas. Si la columna "Origen" tiene "Web", "web", "Página web" y "WEB", en el CRM tiene que ser una sola opción.
Un consejo que nos ha ahorrado muchas vueltas: la limpieza sale mejor si la hace alguien de la empresa que conoce a los clientes, con ayuda técnica, que si la hace un técnico solo. Saber que dos registros son la misma persona muchas veces depende de conocerla.
Cuánto tarda una migración de CRM
Depende casi por completo del estado de los datos, mucho más que del volumen. Diez mil contactos limpios se importan antes que dos mil llenos de duplicados.
Una migración sencilla desde una hoja de cálculo ordenada puede quedar lista en un día o dos. Si hay varias fuentes, historial de actividad o un CRM anterior con muchos campos personalizados, el calendario se alarga, y casi siempre por la limpieza y las pruebas, no por la importación.
Nuestra regla para no equivocarnos es sencilla: estimamos la migración después de ver una muestra de los datos, nunca antes. Si quieres que le echemos un vistazo a los tuyos y te digamos cuánto llevaría, reserva una cita.
Qué errores hay que evitar al migrar un CRM
El más común es migrar sin limpiar, con la idea de arreglarlo luego. Luego no llega nunca, y el equipo empieza a desconfiar del CRM nuevo la primera vez que encuentra un duplicado.
Otro clásico es perder las relaciones. Si empresas y contactos se importan por separado sin un dato común que los una, acabas con cientos de contactos huérfanos que alguien tiene que volver a asignar a mano.
También vemos a menudo que se da de baja el CRM antiguo antes de comprobar que la exportación está completa. Después ya no hay forma de recuperar lo que faltaba.
No congelar el origen durante la importación definitiva es más sutil. Un comercial registra una oportunidad en el sistema viejo el mismo día del cambio, y esa oportunidad no aparece en ningún sitio.
Y por último, dejar fuera a los usuarios. Si los comerciales no revisan sus datos antes del arranque, encontrarán los fallos cuando ya estén trabajando con clientes. En nuestra guía de implantación de un CRM contamos por qué la confianza del equipo pesa tanto en el resultado.
Cómo migramos a Twenty en Ecope
La migración está incluida en el plan gestionado. Empezamos pidiendo una muestra de los datos, la revisamos contigo y te decimos qué hay que limpiar y cuánto llevaría. Después mapeamos los campos sobre el modelo de datos que hayamos diseñado en Twenty, hacemos una importación de prueba que revisas tú y, cuando el equipo da el visto bueno, la definitiva.
Twenty importa CSV y tiene API REST y GraphQL, así que las migraciones más complejas, con historial o desde otro CRM, se pueden hacer con un script en lugar de a mano. Y como el CRM está en vuestro servidor, si algún día queréis salir, los datos se exportan igual que entraron.
Si todavía estás valorando si Twenty os encaja, empieza por qué es Twenty CRM y cuánto cuesta, o mira cómo funciona nuestro servicio de CRM open source a medida.
Preguntas frecuentes sobre la migración de CRM
¿Se pierden datos al migrar un CRM?
No tiene por qué. Lo que se suele perder son relaciones entre registros o información que el CRM de origen no deja exportar. Con una importación de prueba y una comprobación del número de registros, esos problemas salen antes de la migración definitiva.
¿Se puede migrar el historial de correos y actividad?
Depende de si el sistema de origen lo exporta. Si lo hace, se puede traer como notas asociadas a cada contacto o empresa. A veces compensa migrar solo el último año o dos y dejar el resto archivado.
¿Hay que tener en cuenta el RGPD al migrar un CRM?
Sí. Los datos personales son los mismos, pero cambia dónde se alojan y quién los trata. Si un proveedor gestiona el servidor, hace falta un contrato de encargado del tratamiento. Y la migración es buen momento para borrar contactos que ya no tenéis motivo para conservar.
¿Puedo seguir usando el CRM antiguo mientras migramos?
Sí, durante toda la preparación. Solo conviene congelarlo, o apuntar aparte lo nuevo, los días de la importación definitiva, para que no quede nada a medio camino.
Una buena migración pasa desapercibida: el primer día en el CRM nuevo, cada comercial abre su cartera y está todo donde tiene que estar. Si quieres llegar a eso sin sorpresas, cuéntanos desde dónde partís.